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CONTEXTE 

Vous êtes curieux, polyvalent, à l’aise avec les outils informatiques et portez un intérêt à la recherche scientifique ? Rejoignez les équipes de l’Institut du Cerveau et contribuez avec nos experts au développement des neurosciences.
Au sein de l’équipe scientifique internationale « NERV », vous accompagnez la direction de l’équipe dans la coordination globale du laboratoire, les démarches administratives/financières et l’animation professionnelle de l’équipe.

MISSIONS PRINCIPALES
En tant qu’assistant d’équipe scientifique, vous serez chargé des missions suivantes :

• Assurer l'interface entre les chercheurs et les services administratifs, financiers, RH et de communication, du centre et ses partenaires en garantissant une coordination de qualité
• Apporter un soutien administratif aux chercheurs, notamment dans l'accompagnement des doctorants, la diffusion d'informations pertinentes, et l'accueil des nouveaux membres de l'équipe et des invités
• Organiser et faciliter les réunions d'équipe, les séminaires et les événements scientifiques, en veillant à leur diffusion, logistique et leur bon déroulement
• Suivre de près les aspects budgétaires des projets de recherche, en contribuant à la gestion efficace des ressources contractuelles et à la préparation des entretiens budgétaires
• Assurer une communication fluide au sein de l'équipe et avec les partenaires externes, participant à la mise à jour des sites Web de l’équipe et ceux dédiés aux évènements scientifiques
• Assister la direction de l’équipe dans l’organisation de leurs déplacements : informer sur la règlementation applicable, conseiller et effectuer des recherches de billetterie et d’hébergement
• Conseiller l’équipe dans la prise en main et l’utilisation des outils numériques du quotidien et informer sur les procédures associées
• Coordonner et suivre les achats de l’équipe, en lien avec le service financier du centre et de ses partenaires : informer sur les marchés existants et les procédures à respecter

Missions spécifiques: 
- Aide à l’organisation des expériences cliniques : planning, mise en contact, suivi
- Cordonner et suivre la rémunération des participants
- Gestion du matériel et des commandes, prise en main des outils numériques

CONTEXT
Are you curious, versatile, comfortable with digital tools, and interested in scientific research? Join the teams at the Paris Brain Institute and contribute to the advancement of neuroscience alongside our experts.
Within the international research team "NERV", you will support the team’s leadership in the overall coordination of the lab, administrative and financial tasks as well as team engagement activities.

 
MAIN RESPONSABILITIES
As a Scientific Team Assistant, your main responsibilities will include:

• Acting as the liaison between researchers and administrative, financial, HR, and communication departments within the center and with its external partners, ensuring smooth and efficient coordination.
• Providing administrative support to researchers, particularly in assisting PhD students, sharing relevant information, and welcoming new team members and guests.
• Organizing and supporting team meetings, seminars, and scientific events, including their promotion, logistics, and smooth execution.
• Closely monitoring the budgetary aspects of research projects, contributing to effective contract management and assisting with budget reviews.
• Ensuring smooth internal communication within the team and with external partners, including updating the team’s website and event-related webpages.
• Assisting team leaders with organizing their travel: advising them on applicable regulations, researching and booking transport and accommodation.
• Advising the team on the use of day-to-day digital tools and informing them about related procedures.
• Coordinating and monitoring the team’s purchases, in connection with the financial departments of the center and its partners: providing information on existing procurement frameworks and applicable procedures.

Specific Responsibilities :

• Supporting the organization of clinical experiments: scheduling, facilitating contacts, and monitoring progress.
• Coordinating and tracking participant compensation.
• Managing equipment and supplies, and assisting with digital tools usage.

• Formation Bac+2 minimum avec spécialisation de préférence en gestion TPE-PME, assistanat.

SAVOIR-FAIRE : 
• Connaissance des procédures administratives et financières dans le domaine de la recherche publique.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs, ainsi que des logiciels spécifiques de gestion.
• Capacité à rédiger de manière claire et concise, et à organiser les informations de manière efficace.
• Aptitude à travailler en équipe, à communiquer efficacement et à s'adapter à un environnement en constante évolution.
• Maîtriser l’anglais écrit et oral 

SAVOIR :
• Rigueur, dynamisme, sens de l'organisation, de l'initiative et de la priorisation des tâches.
• Sens du service et du travail en équipe.
• Faire preuve de pédagogie et de diplomatie.
• Savoir respecter la confidentialité.

SAVOIR-ÊTRE :
• Avoir le sens de l'écoute et le sens du service. 
• Faire preuve de réactivité et proactivité.
• Être autonome.
• Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité.


L’Institut du cerveau s’engage pour lutter contre toute forme de discrimination. Nous garantissons un environnement de travail inclusif et respectueux de toutes les diversités.
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Postulez directement sur notre site carrière : envoyez votre CV et lettre de motivation dans un même document pdf : https://offres.institutducerveau-icm.org/fr/jobs/1938-84 

• Minimum 2-year post-secondary education (Associate’s degree or equivalent) with a focus on small business management or executive assistance preferred.


KNOW-HOW:

• Knowledge of administrative and financial procedures in public research environments.
• Proficiency with office software and collaborative tools, and familiarity with specific management software.
• Ability to write clearly and concisely, and to organize information effectively.
• Strong interpersonal skills, effective communication, and adaptability in a constantly evolving environment.
• Fluency in written and spoken English.

 KNOWLEDGE:

• Attention to detail, energy, organizational skills, initiative, ability to prioritize tasks,
• Strong sense of service and team spirit.
• Ability to demonstrate pedagogy and diplomacy. 
• Respect for confidentiality is essential.

 

SOFT SKILLS:

• Listening skills and customer service mindset
• Responsiveness and proactivity
• Ability to work independently.
• Knowledge of hygiene and safety regulations.

The Paris Brain Institute is committed to fighting all forms of discrimination. We guarantee an inclusive and respectful work environment that embraces all forms of diversity.
All our positions are open to individuals with disabilities.

Please send your CV, a cover letter, and contact information for 2 references to ephys@icm-institute.org or via the Paris Brain Institute’s career page in one single pdf file: https://offres.institutducerveau-icm.org/fr/jobs/1938-84