CONTEXTE
Le/la Coordinateur.ice Administratif Evènements travaillera à la fois auprès de la Direction Développement Scientifiques, et l’équipe SIBBIL (Navigation, Sensorimotor Integration Brain & Body Integration Lab) avec comme langue principale l’anglais.
La Direction Développement scientifiques a pour mission d’organiser une dynamique scientifique interne et avec l’extérieur en facilitant l’organisation d’évènements en interne et avec les prestataires dédiés (rapport d’avancement des doctorants et postdocs, discussion projets entre chefs de projets, séminaires de domaines, ateliers spécifiques) et de le communiquer (site web, réseaux sociaux : X, Instagram, LinkedIn).
L’équipe SIBBIL étudie les réseaux neuromodulateurs issus du cerveau ou de la moelle épinière et leurs effets sur la locomotion et la posture. L’équipe s’intéresse aux circuits neuronaux du contrôle moteur ainsi que la neuromodulation qui implique les neurones dopaminergiques, serotoninergiques, noradrénergiques qui agissent par la glie et le liquide cérébrospinal.
MISSIONS PRINCIPALES
Rattaché à la Directrice du Développement Scientifique, le/la Coordinateur.ice Administratif Evènements sera chargé.e des missions suivantes :
1.Préparer les missions de chercheurs invités dans le cadre de l’animation scientifique pour chaque domaine (séminaire d’experts ou conférences / ateliers dédiés), selon les procédures propres à chaque employeur (INSERM, CNRS, Sorbonne Université, Fondation ICM)
- Recueillir les demandes de mise en mission, préparer, faire valider par le missionnaire
- Établir les ordres de missions dans les outils propres à chaque employeur
- Gérer les réservations transports / hôtels
- Instruire les demandes d’avance sur frais
- Recueillir les justificatifs de frais de mission et préparer les demandes de remboursement
2. Préparer les évènements d’animation scientifique interne ainsi que conférences nationales et internationales
- Interne : réservation de salles, planification d’agenda, rédaction de compte rendu
- National et international : mission des chercheurs (transport, logement) et logistique de leur venue et présentation
3. Préparer les commandes avec devis selon les procédures en vigueur de la Direction des Finances
- Préparer la demande d’achat en vérifiant la conformité (imputation, éligibilité et disponibilité des fonds) des demandes d'achat des plateformes et valider auprès de la direction financière les demandes d’achat spécifiques tel que d’équipement
- Assurer le suivi systématique des commandes depuis l’émission du bon de commande (en lien avec le service Achats) jusqu’à la réception à l'Institut (en lien avec le service Logistique)
- Assurer ou s’assurer du rattachement de toutes les pièces justificatives dans les outils de gestion
- S’assurer, pour les commandes sur fonds publics, de la mise à disposition des factures par les fournisseurs, en les relançant le cas échéant
- S’assurer du respect des différents circuits de validation (DAE, maintenance, …)
4. Préparer les entretiens des chercheurs en vue de communication scientifique
- Réseaux sociaux (Instagram, LinkedIn et YouTube, BlueSky)
- Poster 3-4X par semaine des nouvelles de science & évènements
- Interroger les scientifiques en rendant le contenu typiquement accessible pour un étudiant niveau licence (stories, vidéos short, images de neurones ou d’animaux, ...)
CONDITIONS PARTICULIERES
- Déplacements possibles pour collaboration
- Rémunération : 27 000 – 35 000€ selon profil
Profil recherché
